Missioni
Iter amministrativo per le trasferte e le missioni
- Autorizzazione alla missione
- Spese rimborsabili
- Procedura per il rimborso delle spese
- Referenti amministrativi
1. AUTORIZZAZIONE ALLA MISSIONE
Il personale docente, i dottorandi, i contrattisti di ricerca, il personale tecnico-amministrativo devono inserire la richiesta di autorizzazione a compiere la missione, almeno 5 giorni prima della partenza, all'interno di Easy Web a cui si accede tramite credenziali CAS. Per accedere a Easy Web, i/le dottorandi/e, con sede amministrativa a Catania, devono richiedere le credenziali CAS al seguente link.
L’eventuale utilizzo del mezzo proprio per motivi di servizio deve essere richiesto in fase di compilazione della missione su Easy Web. In questi casi è, altresì, necessario inviare la richiesta di attivazione dell’assicurazione all’Ufficio amministrativo e del personale del DMI. Si specifica che studenti e studentesse, dottorandi e dottorande, personale tecnico-amministrativo (PTA) e personale a contratto non sono autorizzati a utilizzare il mezzo proprio per missioni.
Gli studenti del Dipartimento che si recano in missione devono procedere a compilare il modulo conferimento incarico, debitamente firmata anche dal responsabile dei fondi sui quali graverà la missione, e presentarla almeno 5 giorni prima della partenza all’Ufficio amministrativo e del personale del DMI.
I docenti DMI che invitano ospiti esterni afferenti ad altri Atenei italiani o stranieri o esperti del settore in occasione di convegni, seminari o collaborazioni scientifiche devono compilare almeno 5 giorni prima dell’arrivo il modulo richiesta di autorizzazione invito.
2. SPESE RIMBORSABILI
Trasporti - Per ottenere il rimborso delle spese di trasporto è necessario allegare i relativi biglietti, comprese le carte d’imbarco, in caso di viaggi in aereo.
Taxi - Le spese per l’utilizzo del taxi possono essere rimborsate solo in circostanze eccezionali In questi casi è necessario presentare la dichiarazione utilizzo taxi, accompagnato dalla ricevuta. In Italia non c'è limite di spesa, all'estero non sono ammissibili rimborsi superiori ai 25,00 euro.
Alberghi – Per il rimborso delle spese di alloggio occorre allegare la ricevuta rilasciata dalla struttura alberghiera e la prova del pagamento effettuato (ad esempio estratto conto, ricevuta POS o documentazione equivalente).
Colazione e Pasti - Sono rimborsabili le spese relative alla colazione, al pranzo e alla cena, a fronte della presentazione degli scontrini fiscali. Non sono ammesse a rimborso spese per snack, merende o consumazioni occasionali non riconducibili ai pasti principali.
Il personale docente, i dottorandi, i contrattisti di ricerca, il personale tecnico-amministrativo possono chiedere il rimborso fino a due pasti giornalieri, per un importo massimo complessivo di € 80,00 (oppure un solo scontrino fino a € 40,00). La colazione è considerata separatamente dagli altri pasti ed è rimborsabile. Per quanto riguarda le missioni all'estero bisogna consultare la tabella ministeriale,
Si consiglia di consultare il Regolamento sulla disciplina delle missioni dell’Ateneo di Catania e le relative linee guida per il rimborso per verificare tutte le spese rimborsabili.
3. PROCEDURA PER IL RIMBORSO DELLE SPESE
Il personale docente, i dottorandi, i contrattisti di ricerca, il personale tecnico-amministrativo potranno rendicontare le spese di missione utilizzando Easy Web.
Si specifica che il pagamento delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto deve essere effettuato tramite strumenti tracciabili, quali bonifici bancari o postali, carte di credito e altri metodi elettronici.
Nel caso in cui il pagamento delle spese venga effettuato in contanti, il relativo rimborso sarà soggetto a tassazione
Gli studenti e gli ospiti esterni dovranno inviare a dmi@unict.it il modulo richiesta rimborso spese, debitamente compilato e corredato da:
- fotocopia documento di riconoscimento;
- autorizzazione dell'ente di provenienza;
- lettera di invito;
- copia del biglietto aereo e delle carte d'imbarco;
- eventuali scontrini di pasti, biglietti autobus;
- eventuale ricevuta taxi con dichiarazione allegata;
- fattura alloggio
- Tracciamento dei pagamenti.
4. REFERENTI AMMINISTRATIVI
Referente Ufficio Amministrativo e del Personale: Carolina Belfiore
Referenti Ufficio Finanziario Dipartimentale: Rosanna Coco, Lorena Giusa