Acquisti beni e servizi

In questa pagina: 

1. Il flusso degli acquisti
2. Attività preliminari alla richiesta di affidamento
3. Richiesta di affidamento e buono d'ordine  
4. Quando un bene è infungibile / fornitore Unico
5. Consegna del bene e adempimenti dovuti
6. Pagamento quote associative
7. Pagamento Pubblicazioni 
8. Referenti procedure

1. IL FLUSSO DEGLI ACQUISTI di beni e servizi

Il flusso completo degli acquisti di beni coinvolge diversi uffici e diverse aree. In maniera schematica e semplicistica si è deciso di riportare solo alcune fasi come mostrato dalla tabella inserita e nello specifico di indicare le fasi principali per i richiedenti. Le fasi amministrative, soprattutto dopo l'acquisizione dell'impegno di spesa, prevedono diversi passaggi che si concludono con la consegna del bene. 
Lo schema rappresenta il seguente flusso: acquisizione informazioni preliminari, invio moduli affidamento/ordine, nota istruttoria e impegno di spesa, identificazione RUP e indagini di mercato con possibile richiesta di integrazione dei documenti, avvio procedure d'acquisto con individuazione fornitori, controlli amministrativi, avvio gare, stipula dei contratti, notifica di arrivo della merce, verifica entro tre giorni della completezza dell'ordine e collaudo, consegna delle etichette per inventario e firma della fattura. 

2. ATTIVITA' PRELIMINARI ALLA RICHIESTA DI AFFIDAMENTO

Qualsiasi acquisto superiore a 10.000,00 € necessita una approvazione preliminare da parte del Consiglio di Dipartimento. 

Per poter agevolmente compilare i moduli obbligatori bisogna informarsi con gli uffici preposti su:

  1. copertura finanziaria - all'interno dei moduli si dovrà inserire il nome del fondo e l'UPB. Si consiglia di contattare il personale dell'AFi dipartimentale;
  2. ammissibilità della spesa - se la spesa grava su fondi di progetti si dovrà verificare che la spesa è ammissibile cioè prevista dal progetto, rendicontabile cioè che i tempi della scadenza dei fondi non sono in contrasto con i tempi degli acquisti. Si consiglia di contattare la responsabile dell'Ufficio di Progetto; 
  3. costo di massima - all'interno dei moduli  verrà inserita la cifra che si presume debba essere spesa. Si consiglia di contattare il sig. A. Isinelli per stabilire una cifra ragionevole. 
  4. acquisto beni inventariabili - per prima cosa bisogna consultare l'elenco delle convenzioni CONSIP a cu si accede tramite credenziali CAS dal portale personale, ciò per verificare se il bene è presente. Se il prodotto si trova in convenzione, si prega di inserire i dati della convenzione e il lotto all'interno del modulo per affidamento (inserito sotto la voce documenti utili sulla destra). Se il prodotto in convenzione non ha le caratteristiche tecniche desiderate, si può indicare un prodotto specifico indicando all'interno della richiesta quali sono le motivazioni per l'acquisto fuori convenzione. 

N.B. Nel caso di fondi in scadenza si suggerisce di inviare la richiesta almeno 5 settimane prima della effettiva scadenza. 

3. RICHIESTA AFFIDAMENTO ACQUISTI DI BENI E SERVIZI - AFFIDAMENTO E BUONO D'ORDINE

Dopo aver verificato quanto specificato al punto 2., si può contattare il dott. Bruno Distefano che provvederà all'identificazione di un responsabile della procedura. I moduli debitamente compilati, salvati in formato pdf  e firmati digitalmente allegando, se necessario, una scheda tecnica del prodotto con preventivi se disponibili verranno inviati via email al responsabile tecnico identificato all'inizio: 

  1. modulo per affidamento;
  2. richiesta ordine.
  3. preventivi e/o scheda tecnica. 

La pratica verrà protocollata in entrata e trasformata in nota istruttoria entro 2 giorni.
L'Acuc si riserva di richiedere una integrazione di documenti, qualora necessario. 

4. QUANDO UN BENE E' INFUNGIBILE / FORNITORE O DISTRIBUTORE UNICO

Alcuni documenti aggiuntivi possono essere richiesti dagli uffici dell'Acuc dipartimentale, tra questi la dichiarazione di infungibilità di un bene (un bene si definisce tale se non può essere sostituito con un altro) e la dichiarazione di unicità quando il  bene o il servizio hanno un distributore o produttore unico, solitamente la dichiarazione di unicità si trova all'interno del sito di riferimento, in caso contrario si dovrà inviare esplicita richiesta al produttore/fornitore. Tra i documenti utili è stato inserito un modulo che può essere utilizzato come modello. 

5.  CONSEGNA DEL BENE E ADEMPIMENTI

Nel momento in cui il bene viene consegnato, l'ufficio provveditorale manderà una email per il ritiro. E' importante che il ritiro della merce avvenga prima possibile e comunque non oltre tre giorni in quanto questa è la fase in cui si verifica la consegna e si fa il collaudo della merce (se necessario). 
L'ufficio provveditorale, dopo aver completato la procedura amministrativa, invierà una seconda email per consegnare l'etichetta con il numero di inventario e per far firmare la fattura. Si evidenzia che senza la firma sulla fattura, la procedura non può essere chiusa, pertanto si raccomanda di dare riscontro prima possibile. 

6. PAGAMENTO e RIMBORSO QUOTE ASSOCIATIVE

Per quanto riguarda il pagamento delle quote associative si ricorda che bisogna chiedere preliminarmente l'autorizzazione. E' possibile pagare le quote con carta di credito e chiederne il rimborso presentando la seguente documentazione:

  1. Richiesta rimborso (inserita sotto la voce documenti utili sulla destra);
  2. Richiesta autorizzazione pagamento quota di iscrizione (viene inviata prima del pagamento) (inserita sotto la voce documenti utili sulla destra);
  3. Fattura / ricevuta rilasciata dalla società/associazione intestata al richiedente;
  4. copia dell'avvenuto pagamento. 

7. PAGAMENTO PUBBLICAZIONI 

L'iscrizione ad alcune conferenze, in presenza o online, può prevedere la possibilità di presentare un articolo scientifico. In questo caso la procedura da seguire è quella del rimborso missione autorizzata in quanto la pubblicazione dell'articolo è inclusa nella quota di iscrizione per la partecipazione ad una conferenza.
Diverso il caso di pubblicazioni su riviste specializzate. In questo caso si tratta di un affidamento per un servizio. Contestualmente ai moduli per la richiesta d'affidamento e d'ordine si deve allegare una fattura intestata a:  

  • Università degli Studi di Catania - Dipartimento di Matematica e Informatica Viale Andrea Doria 6, 95124 Catania, Italia. Partita Iva IT02772010878
  • Oggetto Sottoscrizione articolo prof/dott/prof.ssa/dott.ssa.

All'interno della fattura devono essere riportate le seguenti informazioni inerenti la società a cui pagare la quota: 

  • CF/PIva o VAT number;
  • data;
  • eventuali costi di spedizione;
  • dati bancari, indicazioni sulle modalità di pagamento e dati dell'ente/società/legale rappresentante;
  • numero di fattura;
  • quota da versare. Si ricorda che una fattura estera NON deve includere l'IVA. 

8. REFERENTI

Referente amministrativo per chiarimenti procedura, assistenza compilazione moduli, consegna documenti da protocollare, dott.ssa R. Leone

Referenti AFi dipartimentale per chiarimenti sui fondi, UPB, dati minimi per le fatture,  dott.ssa R. Coco, sig.   V. Caccamo

Referente fondi progetti per verificare ammissibilità della spesa e fattibilità dott.ssa M. Fallico

Referente Ufficio provveditorale stato degli ordini, stato avanzamento gare/affidamenti sul MEPA, consegne, numero di inventario, firma fatture  dott. S. Pulvirenti